Акт виконаних робіт для IT-ФОП 2026: зразок і покрокова інструкція

Що таке акт виконаних робіт і чому він потрібен

Акт виконаних робіт (або акт приймання-передачі наданих послуг) — первинний бухгалтерський документ, який підтверджує факт надання послуг і є підставою для оплати. Для IT-ФОПа на єдиному податку це:

• Підстава для відображення доходу у книзі обліку
• Документ для підтвердження банківського переказу
• Захист при перевірках ДПС (підтверджує реальність господарської операції)

Без акту платіж від замовника технічно є «невизначеним надходженням» — це ризик при перевірці.

Обов'язкові реквізити акту (ПКУ ст. 44)

Відповідно до вимог ПКУ ст. 44 та Закону про бухоблік, первинний документ повинен містити:

1. Назва документа — «Акт приймання-передачі наданих послуг» або «Акт виконаних робіт»
2. Дата складання — дата підписання обома сторонами
3. Реквізити виконавця — ПІБ ФОП, ЄДРПОУ, адреса, IBAN
4. Реквізити замовника — назва, ЄДРПОУ/ІПН, адреса
5. Опис послуг — що конкретно надано (розробка, консалтинг, тестування тощо)
6. Вартість — сума у гривнях, без ПДВ (якщо ФОП не платник ПДВ)
7. Посилання на договір — номер і дата договору, за яким надавались послуги
8. Підписи сторін — ФОП і представник замовника

Коли підписувати акт

Акт складається після надання послуг за звітний період:

• Щомісяця — якщо договір передбачає щомісячну оплату (найпоширеніший випадок)
• Після завершення проекту — якщо оплата погоджена по мілстоунах
• До отримання оплати — акт є підставою для переказу, тому логічно підписати його перед або одночасно з оплатою

Якщо замовник — нерезидент, акт підписується аналогічно, але паралельно виставляється інвойс (саме він є валютним документом для банку).

Типові помилки

❌ Нечіткий опис послуг. «Розробка» без деталей — слабка позиція при перевірці. Пишіть конкретно: «Розробка веб-застосунку на React.js, розділ авторизації та профілю користувача, квітень 2026».

❌ Відсутність посилання на договір. Акт без договору — первинний документ, але без прив'язки до основи угоди. Завжди вказуйте номер і дату договору.

❌ Дата акту пізніше дати оплати. Оплата без акту — «аванс» або «безповоротна фінансова допомога». Дата акту має передувати або збігатися з датою оплати.

❌ Сума з ПДВ, якщо ФОП не платник. ФОПи на 3-й групі ЄП без ПДВ-реєстрації не нараховують ПДВ. У реквізитах вказуйте «без ПДВ».

Акт для нерезидента

Якщо замовник — іноземна компанія, акт можна складати двома мовами (Ukrainian + English). Для банку важливіший інвойс із SWIFT-реквізитами, але акт теж допомагає підтвердити характер надходження.

Як швидко скласти акт онлайн

На Yedyne акт виконаних робіт для IT-ФОПа генерується за 30 секунд: вводите реквізити виконавця і замовника один раз, наступного місяця вони підставляються автоматично. Готовий PDF скачується одразу.